La Federciclismo Nazionale ha diramato un breve riassunto delle novità che riguardano le procedure di affiliazione e di tesseramento per la stagione 2019, che riportiamo di seguito.
IL 19 NOVEMBRE PROSSIMO SARANNO ATTIVATE LE PROCEDURE PER AFFILIAZIONE E TESSERAMENTO RELATIVE ALLA STAGIONE 2019.
Forniamo qui le principali indicazioni sulle procedure in vigore per la prossima stagione.
AFFILIAZIONE:
La novità principale riguarda le procedure di iscrizione al Registro CONI.
Dal 2019 infatti sarà la Federazione a raccogliere i dati necessari da trasmettere al CONI. Tali dati saranno inviati tramite una procedura che collegherà direttamente il nostro sistema informatico a quello del CONI. Per questo motivo la scheda di affiliazione conterrà i campi necessari a raccogliere i dati.
Principalmente dovranno essere indicati:
1. data di costituzione;
2. data ed estremi di registrazione all’agenzia delle entrate di statuto ed atto costitutivo;
3. eventuali impianti sportivi utilizzati;
4. discipline praticate.
Oltre ai dati di affiliazione, dovremo trasmettere al CONI anche:
5. lo Statuto;
6. l’Atto Costitutivo di ogni Società.
Pertanto, sarà necessario che le società che non hanno tali documenti caricati on line provvedano ad inserirli. Le società, poi, che hanno statuti non registrati all’ADE, dovranno obbligatoriamente provvedere alla registrazione. In questo caso, visto il costo dell’operazione, invitiamo a controllare che lo statuto sia adeguato alle normative.
Sarà impossibile fare richiesta di affiliazione se non si compileranno tutti i campi e non si avranno on line i documenti richiesti.
Per le società di prima affiliazione richiederemo questi dati direttamente in fase di richiesta di codice di accesso, per cui, se non forniranno tutta la documentazione richiesta, il sistema non rilascerà né codice di società né password. Eviteremo così di avere in archivio società incomplete.
La seconda novità riguarda privacy e GDPR.
Il modello 1AF conterrà anche una parte riguardante l’atto di nomina della società a Responsabile del Trattamento dei dati personali.
N.B. E’ un documento diverso dall’accordo di contitolarità presentato durante questa stagione. Questo perché la FCI ha scelto di procedere in questa materia in maniera diversa, cercando di alleggerire le responsabilità delle società.
Sarà necessario, quindi, caricare nel sistema il modello 1AF debitamente firmato nella sua interezza, nella sezione “Documenti”.
Sul sito federale abbiamo già pubblicato tutte le informazioni utili alle società sia in caso di prima affiliazione che in caso di rinnovo (La procedura informatica).
Vi preghiamo di prenderne visione in modo da avere conoscenza delle procedure da attuare.
1) Mini guida alla costituzione ed affiliazione di una società. Documento pdf che illustra in estrema sintesi le procedure necessarie a costituire e affiliare una società
2) Affiliazione 2019. Pagina web su sito federale che fornisce le informazioni necessarie alla costituzione delle società. All’interno di questa pagina segnaliamo il link: Coni – Registro 2.0 per le società contenente le informazioni relative al registro e dal quale è possibile scaricare il Vademecum per le società, documento pdf con tutte le informazioni e casistiche principali relative all’iscrizione
3) Come richiedere la prima affiliazione, pagina del sito federale che elenca e descrive nel dettaglio tutte le fasi e le procedure per la richiesta di una prima affiliazione. La pagina contiene anche il documento pdf Guida alla prima affiliazione che riporta tutte le informazioni elencate nelle pagine pubblicate sul sito relative ad una prima affiliazione
4) Come rinnovare l’affiliazione, pagina del sito federale che descrive dettagliatamente le fasi e le procedure per la richiesta di rinnovo affiliazione. La pagina contiene anche il documento pdf Guida al rinnovo dell’affiliazione che riporta tutte le informazioni elencate nelle pagine pubblicate sul sito relative al rinnovo.
TESSERAMENTO:
La novità principale riguardante le procedure di tesseramento è quella già attuata a partire da luglio 2018.
Il regolamento europeo sulla privacy ci impone di essere particolarmente attenti e scrupolosi riguardo il trattamento dei dati personali ed il consenso informato dei tesserati.
Per questo motivo si rende necessario acquisire il consenso e rendere disponibile al controllo la documentazione che comprovi la procedura.
Le società, quindi, dovranno acquisire le firme sul modello 1TA di richiesta di tesseramento e successivamente caricare on line il documento, prima di poter effettuare la richiesta.
Per facilitare il compito alla società abbiamo ridotto il modulo ad una pagina singola. In questo modo sarà più agevole farne la scansione. Nella stessa pagina quindi troviamo:
a) Richiesta di tesseramento;
b) Consenso al trattamento dei dati;
c) Accettazione della dichiarazione etica (in caso di categorie amatoriali).
Tutte queste sezioni dovranno essere firmate.
NUOVA PROCEDURA ON LINE DI ACQUISIZIONE DEL CONSENSO DEI TESSERATI
Oltre all’acquisizione della firma sul modulo cartaceo di tesseramento, è stata implementata una procedura che permetterà al tesserato di fornire i consensi su un modulo on line che registrerà le scelte effettuate.
Due le condizioni necessarie per utilizzare la procedura:
1. Che il tesserato sia maggiorenne;
2. Che la società registri nell’anagrafica di tesseramento la mail personale del tesserato.
La società, in questo modo, invece di stampare il modulo, potrà inviare automaticamente al tesserato una mail con il link per accedere al modulo on line. Il tesserato, una volta effettuate le scelte, dovrà indicare gli estremi di un documento di riconoscimento valido.
Il sistema registrerà i dati attraverso i quali è stata effettuata la procedura e produrrà il modello 1TA completo di scelte del tesserato allegandolo all’anagrafica.
In questo modo nulla dovrà essere stampato.
Come richiedere il tesseramento è la pagina del sito che contiene tutte le informazioni dettagliate sulla richiesta di tesseramento delle società. Da questa pagina è possibile scaricare Guida alla richiesta di tesseramento, che riporta tutte le informazioni elencate nelle pagine pubblicate sul sito, relative ad una richiesta di tesseramento.
La pagina Acquisisci il consenso tramite modello di richiesta tessera tratta nel dettaglio la procedura tramite modulo cartaceo, invece, la pagina Acquisisci il consenso dal tesserato tramite procedura on line tratta nel dettaglio la procedura on line.
